REFERENT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE DIRECTION (F/H)

Depuis le 1er janvier 2023, la communauté de communes Bugey Sud exerce les compétences eau potable et assainissement. Vous intégrerez donc la régie de l’eau et de l’assainissement de la communauté de communes (25 agents), sous l’encadrement du directeur de la régie des eaux.

VOS MISSIONS

Secrétariat administratif et technique 

Gérer les appels téléphoniques (hors usagers du service) et l’accueil des interlocuteurs-trices du Directeur et des services de cette direction,

Gérer l'agenda et organiser les déplacements du Directeur et des agent-e-s des services,

Assurer la gestion du courrier entrant et sortant destinée au directeur ou aux chefs de services, avec les outils appropriés,

Assurer la circulation de l’information, la transmission des consignes pour l’ensemble des sous-directions,

Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des notes/rapports/courriers aux agents de la direction eau et assainissement,

Prendre des notes en réunion et réaliser les comptes-rendus,

Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document, notamment technique, à partir de consignes écrites ou orales (rapport sur le prix et la qualité du service, règlement de service, note de service…),

Renseigner et faire renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction

Organiser et faire le suivi budgétaire de la direction,

Participer activement à la préparation budgétaire annuelle

Coordonner la remontée et descente des informations RH et finances dans les services de la direction,

Veiller, en lien avec les chefs de service, à la continuité de service (absences, télétravail, astreinte…),

Assurer la gestion administrative du parc des véhicules de la régie (contrôles techniques, cartes grises, assurances…),

Réaliser les engagements comptables des commandes et des marchés publics,

Être un relais de communication,

Être un relais pour le service informatique,

Participer à d’autres missions du service autant que besoin.

Organisation des conseils d’exploitation           

Assurer l'organisation logistique des conseils d’exploitation (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Préparer avec le Directeur les supports de séance

Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des comptes-rendus, documents de séance et informations aux élus,

Gestion de l'information, classement et archivage de documents          

Assurer le classement informatique des dossiers du Directeur,

Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers

Photocopier et assembler des documents

Trier, classer et archiver les documents de la Direction

Synthétiser et présenter des informations

Rechercher et diffuser des informations

Préparer les dossiers pour les instances

Identifier les sources de documentation

Participation au COTECH des référents de direction     

Être force de proposition pour améliorer les pratiques/procédures en tant que membre du COTECH des référents de direction

Assurer la communication de l'information liées aux dossiers, projets, activités et réunions en lien avec la direction et proximité auprès du COTECH

SENS DE LA MISSION

x Satisfaire l’intérêt général

x Projet de territoire ambitieux

x Envie de rejoindre une équipe dynamique au sein d’une structure à taille humaine

x Goût du challenge

x Autonomie

x Travail en équipe

EVOLUTION PROFESSIONNELLE

x Accès encouragé à la formation

x Mobilité interne

x Evolution de carrière accompagnée

AUTRES AVANTAGES

x Tickets restaurant (50% prise en charge employeur)

x Forfait mobilité annuel (vélo – covoiturage)

x prise en charge légale de l’abonnement transports publics

x CNAS (comité d’action sociale)

REMUNERATION

x Régime indemnitaire IFSE

CONDITIONS DE TRAVAIL EN FONCTION DES SERVICES ET POSTES

x Travail sur 5 ou 4,5 jours

x Compte épargne temps

x 3 cycles ARTT : 36h/37h30/39h

x Télétravail

Formation :

• Diplôme : niveau bac+2 souhaité

• Expérience sur un poste équivalente souhaitée

Compétences et savoir-faire :

•              Maîtriser les techniques de communication

•              Respecter la confidentialité des informations et des documents

•              Savoir gérer les situations relationnelles difficiles

•              Synthétiser et rédiger des documents, supports, comptes-rendus

•              Organiser son activité, gérer les priorités

•              Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous

•              Coordonner son action avec celle d'autres assistants, travailler en équipe

Savoir-être :

•              Aisance relationnelle, sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue

•              Discrétion, rigueur, réactivité, sens de l’organisation, disponibilité et assiduité

•              Être patient

•              Sens de la diplomatie

•              Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)

•              Dynamisme, force de proposition, autonomie dans l’organisation de son travail

•              Savoir travailler en équipe, échanger au quotidien et en concertation avec ses collèges et supérieurs hiérarchiques

SAVOIRS TRANVERSAUX

Connaissance de son environnement de travail

Connaître et respecter l’organisation interne de CCBS :

• le fonctionnement des services

• la place et le rôle des acteurs internes et externes (agents, hiérarchie, élus)

• le circuit de prise de décision

• le circuit de circulation de l’information

• les règlements et procédures internes en vigueur

• le système de formation et les outils d’évolution professionnelle

• le déroulement et l’objectif de l’entretien professionnel

• les locaux de la collectivité

Connaissances générales

• maîtriser l’expression écrite

• maîtriser l’expression orale

• utiliser des outils numériques

SAVOIRS LIES A LA CULTURE TERRITORIALE

Connaître la notion de service public les compétences et le fonctionnement des collectivités locales

Connaître les droits et devoirs mentionnés dans le statut de la FPT

Connaître les normes et les dispositifs liés à l’hygiène, la sécurité au travail et les règles de prévention

Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.